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建立项目资料档案实施方案
发布人:审计处  发布时间:2017-11-29   浏览次数:63

建立项目资料档案实施方案

  

一、目的

为了进一步加强学校各类项目的过程化管理,解决项目因管理环节多和资料归集不统一导致的资料分散、丢失、对应关系不清晰、数据统计不匹配等条块分割造成的问题,建立起以项目为主线的管理和资料归集制度,确保项目管理责任明确、过程规范透明,资金合规、合理、有效使用,根据财政资金管理使用的有关规定和学校现行管理规范制订本实施方案。

二、总体要求

201631日以后立项的学校各类项目都要以项目管理单位为责任方,建立项目档案,完整反映项目从申报立项到建设完成的全过程。重大项目还要反映建成后12年的使用绩效情况。审计部门根据安排实施审计。

三、组织机构

学校成立项目管理领导小组,统一协调领导项目管理、归档、审计过程中的事项。

组长:李龙图

副组长:康思琦、刘锦铭、马广智

成员:党政办、纪检监察审计处、财务处、资产处、教务处、人事处、校科处、各二级学院及教辅单位负责人。

办公室设在纪检监察审计处。

四、工作安排和步骤

(一)按财政资金项目管理要求和学校现行管理要求提出建档目录清单。

(二)各二级学院、各部门安排专人(项目负责人)负责项目资料管理,10月份开始根据要求分项目建立项目档案。

(三)201610月底完成对50万元以上的财政资金项目的建档管理(不包括个人科研项目),今后生成的材料,按清单要求分类、序时继续归集。已经发生的事项,资料如果没有留存的,项目单位向相关职能部门提出申请,由相关职能部门协助提供。

(四)11月开始学校对截至10月底的项目资料建档情况和资金使用管理情况进行检查和审计。

(五)结果通报。

(六)2017年开始,对全部项目实行建档管理(个人科研项目仍按照学校科研项目管理方式管理,不包括)。

(七)学校设立专门工作经费用于项目建档的管理、检查、审计、奖励等用途。

五、工作要求

(一)凡是有项目的学院、部门要明确一名单位负责人负责此项工作的开展,项目负责人为第一责任人具体负责实施。1012日前将单位总负责人和项目负责人名单及项目清单报审计处。

(二)根据项目性质和规模,在学校提供的目录清单基础上可自行增加,如不存在的类别可以删减,存在的类别必须按照清单要求归集齐全。

(三)资料盒外部需标明项目责任人和采购责任人姓名。

(四)资料必须保证真实。原则上需归集资料原件,如原件保留在职能部门归档的,可使用复印件,但需职能部门盖章确认。上级部门文件如无原件的可使用复印件。

(五)项目资料在项目完成后1 年内保存在项目单位,第2年交学校统一管理。

  

附件:项目管理资料目录清单

  

  

  

  

  

  

附件

  

项目管理资料目录清单

  

一、立项类资料

(一)项目论证资料

(二)学校(或教育厅)批准立项文件

(三)申报书、任务书(含项目优化方案)

(四)资金来源安排(包括资金文件、财务处资金计划单、资金调整变更单等)

二、资金使用类资料

(一)货物(服务)采购类

1.采购论证(5万元以上)

2.学校批准文件及预算

3.采购过程资料(包括采购申报表、采购需求、招标文件、中标通知书、学校采购编号等)

4.采购合同(含货物清单)

5.验收报告(含货物清单)

6.资产登记单

(二)校企合作类

1.合作项目的可行性论证资料

2.学校批准文件

3.合作协议

4.大额对外合作支出报批手续(10万元以上)

5.企业投入设备和资产清单(包括名称、规格、型号、价值等)

6.企业投入资产评估报告

(三)培训、竞赛、会议类

外出参加:(大宗,5人以上或5万元以上)

1.批准文件及预算

2.出国(境)审批文件

3.培训(竞赛)通知

4.协议

5.人员名单

6.培训(竞赛)结果类资料

自主举办:5万元以上)

1.批准文件及预算

2.培训(竞赛、会议)通知、主要内容或方案

3.合作办班的合作协议

4.课表

5.签到表

6.收支明细表

(四)课酬、劳务类(3万元以上)

1.批准文件及预算

2.协议

3.发放表

(五)工程类(5万元以上)

1.立项批准文件

2.经审核批准的预算

3.招标资料(招标公告、招标文件、中标通知书)

4.合同

5.验收资料

6.结算资料(结算审计、工程量清单)

7.监理资料(10万元以上的项目)

三、财务资料

年度资金收支明细账

四、绩效类资料

根据项目申报书或项目书中“项目绩效目标”的要求,自行拟定目录,组织证明材料。

(如:实验室建设类项目可考虑以下佐证资料)

(一)实验室管理制度

(二)设备运行记录

(三)分学期实训室课程汇总表

(四)分年度教师授课材料(含实训大纲、教材、授课PPT或教案、教学日历等)

(五)分年度实训室社会培训统计表及成果佐证材料

(六)分年度实训室技术研发统计表及成果佐证材料

(七)分年度实训室学生竞赛训练统计表及成果佐证材料

(八)分年度实训室运行设备维修、更换、报废记录)

五、审计或其它检查资料

(一)项目年度审计报告

(二)审计整改报告

(三)上级单位中期检查报告、验收报告等

六、其它资料

项目建设类资料、成果类资料由项目组根据项目书的要求和具体实施内容自行确定。

  

说明:

1、以项目为主线,同一个项目如涉及不同类型资金的(如校内自筹配套),归集到同一个项目;

2、职能部门直接管理的项目,如师资建设专项、培训专项、外事专项等,由职能部门按照项目管理的要求和学校管理制度自行确定目录清单。

3、如学校出台新的规定,导致增减或改变管理流程的,以新规定为准。